CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN

CÔNG TY CỔ PHẦN WAGOHATTEN

CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN

1. TỔNG QUAN CHÍNH SÁCH BẢO MẬT THÔNG TIN

1.1 Công ty Cổ phần Wagohatten hiểu rõ tầm quan trọng và tôn trọng quyền bảo mật thông tin của chính Công ty mình cũng như là các đối tác, khách hàng đã đang và sẽ làm việc với mình, bằng thiện chí của mình – Công ty cổ phần Wagohatten, các cá nhân đang làm việc tại Công ty. Chính sách bảo mật Thông tin này (“Chính sách”) sẽ cung cấp nội dung tổng quan nhằm minh bạch hóa thông tin cần bảo mật; đối tượng được tiếp cận; cam kết bảo mật thông tin; nâng cao nhận thức và các hình thức xử lý vi phạm; phương thức liên hệ được nêu tại Chính sách này.

1.2 Chính sách này được áp dụng đối với tổng thể toàn bộ nhân viên trong Công ty nhưng tùy từng thời điểm, đối với từng trường hợp, tùy thuộc đặc thù và yêu cầu cần thiết chúng tôi có thể bổ sung/điều chỉnh các nội dung liên quan đến Chính sách này.

1.3 Mục đích của Chính sách là để đảm bảo sự an toàn về thông tin góp phần vào sự phát triển bền vững của Công ty. Đồng thời, Công ty cũng bảo vệ các thông tin của cá nhân các nhân viên trong Công ty.

1.4 Tùy tình hình nhu cầu bảo mật thực tế, chúng tôi có thể điều chỉnh Chính sách này mà không cần thông báo hay được sự đồng ý của khách hàng. Khi cập nhật nội dung chính sách này, chúng tôi sẽ chỉnh sửa lại thời gian “Cập nhật lần cuối” ở phần cuối của Chính sách này

2. ĐỊNH NGHĨA

Thông tin cần bảo mật có nghĩa là các thông số và thông tin, tồn tại dưới bất kỳ hình thức gì, liên quan đến lợi ích kinh doanh của Công ty; các khách hàng; các đơn vị liên kết với Công ty; cá nhân đang làm việc tại Công ty và có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Các phát minh, kiểu dáng, các tiêu chuẩn, quy trình hoặc công thức;
• Thông số kỹ thuật và các thông số liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ;
• Kế hoạch và kết quả nghiên cứu hoặc phát triển; quy trình đánh giá sản phầm;
• Công thức của sản phầm, quy trình sản xuất và các phương pháp sản xuất;
• Thông tin từ hoặc liên quan đến quy trình kinh doanh và quy trình kinh doanh và quy trình kế toán, các báo cáo và ghi chép kinh doanh và kế toán;
• Kế hoạch marketing, quy trình, kỹ thuật hoặc các thông tin liên quan;
• Hợp đồng, thỏa thuận và các nội dung liên quan đến quan hệ hợp đồng của công ty.
• Đối với cá nhân: thông tin cần bảo mật là tên tuổi, giới tính, ngày tháng năm sinh, điện thoại, email cá nhân, địa chỉ, tài khoản ngân hàng, lương, thưởng, sổ bảo hiểm,…

3. PHÂN QUYỀN TRUY CẬP VÀ TIẾP CẬN THÔNG TIN.

Giám đốc là người được phép truy cập và tiếp cận tất cả các tài nguyên thông tin của Công ty.

Các cấp quản lý như Phó giám đốc, trưởng, phó phòng được phép truy cập và tiếp cận thông tin liên quan đến lĩnh vực mà cá nhân đó quản lý. Không bao gồm các tài liệu thuộc bí mật kinh doanh của Công ty, trừ khi được Giám đốc đồng ý.

Nhân viên được phép truy cập và tiếp cận các thông tin bảo mật khi có sự đồng ý của Ban giám đốc.

4. LƯU TRỮ THÔNG TIN.

Công ty Cổ phần Wagohatten chỉ lưu giữ thông tin về Khách hàng trong thời gian cần thiết cho mục đích mà thông tin được thu thập.

Thông tin được sắp xếp, bảo quản lưu trữ bằng  bản cứng trong các tủ tài liệu, các thông tin dạng file trên máy tính.

Tài liệu, giấy tờ, hồ sơ lưu trữ trong các tủ tài liệu của Công ty: Lập danh mục quản lý, sắp xếp, tra cứu được nhanh chóng. Có tủ tài liệu riêng, có khóa và có người quản lý. Trưởng phòng Hành chính Nhân sự là người cầm chìa khóa dưới sự giám sát của Giám đốc Công ty. Quyền truy cập và xem các tài liệu này được quy định ở điều 3 của Chính sách này.

Tài liệu dạng file trong các máy tính của Công ty: Các file tài liệu cần được bảo mật đều phải được đặt mật khẩu. Quyền truy cập các file tài liệu được quy định tại điều 3 của chính sách này.

5. CAM KẾT BẢO MẬT THÔNG TIN.

Công ty Cổ phần Wagohatten cam kết bảo mật thông tin của khách hàng, đối tác theo đúng các nội dung được quy định tại Chính sách này và quy định của Pháp luật. Công ty cam kết lưu trữ và bảo vệ thông tin cá nhân nghiêm túc và bảo mật.

Nhân viên trong Công ty: Bất cứ thông tin nào khác mà Công ty cho là cần phải bảo mật yêu cầu nhân viên phải có nghĩa vụ bảo mật như đã thể hiện trong hợp đồng lao động ký kết giữa nhân viên và Công ty.

Nhân viên phải bảo mật các Thông tin mật phù hợp với Nội dung này. Nhân viên không được tiết lộ hoặc để lộ, tư lợi từ việc sử dụng thông tin mật, cụ thể là:

• Nhân viên không được cố tình hoặc sơ ý tiết lộ cho bất cứ người nào, bao gồm nhưng không giới hạn ở các thành viên trong gia đình, hoặc nhân viên khác Thông tin mật, cho dù là nhân viên có được thông qua công việc của mình hoặc bằng cách nào khác;
• Nhân viên tuân thủ khai báo, cập nhật thông tin các mối quan hệ cá nhân. Chính sách Công ty không khuyến khích các mối quan hệ cá nhân như cha/mẹ; vợ/chồng; anh/chị/em làm chung Công ty.
• Nhân viên không được trao đổi các vấn đề liên quan đến công việc ngoài phạm vi nhóm những nhân viên tham gia trực tiếp với vấn đề mật đó;
• Nhân viên không được trao đổi các vấn đề liên quan đến công việc hoặc kinh doanh hoặc vấn đề của khách hàng; đối tác trong khu vực công cộng như thang máy, xe ô tô buýt hoặc văn phòng của khách hàng;
• Nhân viên tuyệt đối không chia sẻ các thông tin liên quan ảnh hưởng đến công việc lên các trang mạng xã hội như Viber, Facebook, Instagram, Zalo,…
• Nhân viên không được sao chép bất cứ Thông tin mật nào bằng bất cứ hình thức nào mà không được có sự chấp thuận bằng văn bản của người quản lý trực tiếp hoặc cấp trên. Nếu được chấp thuận như vậy, nghĩa vụ bảo mật cũng sẽ được áp dụng đối với tài liệu sao chụp đó;
• Nhân viên không được mang bất cứ tài liệu liên quan đến công việc kinh doanh ra ngoài khuôn viên Công ty nếu không có sự chấp thuận bằng văn bản của người quản lý trực tiếp hoặc cấp trên.

Đối với thông tin dạng hình ảnh như camera Công ty, quy định chỉ Ban giám đốc được phép truy cập. Khi có yêu cầu cấp thiết của các Phòng ban liên quan phục vụ công việc, Ban giám đốc sẽ kiểm tra và phản hồi kết quả sau.

6. BAN PHÒNG CHỐNG THAM NHŨNG, HỐI LỘ VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN.

Thành viên Ban Phòng chống tham nhũng hối lộ và bảo mật thông tin bao gồm đại diện Ban lãnh đạo Công ty, quản lý phòng trong Công ty,

Khi đưa ra quyết định đối với trường hợp vi phạm phải có sự hiện diện của đương sự; nhân viên có liên quan; các thành viên trong Ban.

Ban xem xét, đưa ra hình thức kỷ luật, kiến nghị Ban lãnh đạo Công ty quyết định kỷ luật hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định kỷ luật. Nội dung quyết định phải được ghi thành văn bản, có chữ ký của đương sự, và người có thẩm quyền quyết định kỷ luật.

7. NÂNG CAO NHẬN THỨC VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Việc đào tạo về “Chính sách bảo mật thông tin” được tổ chức định kỳ một năm một lần đối với toàn thể nhân viên và các cấp quản lý.

Các nhân viên thử việc sẽ được đào tạo và kí cam kết trong những ngày đầu làm việc tại Công ty.

Nội dung Bảo mật thông tin luôn được đưa vào các tài liệu hợp tác đối tác, khách hàng và nhà cung ứng thể hiện trong các hợp đồng với đối tác và bản cam kết riêng (nếu có).

Khi phát hiện cá nhân có hành vi vi phạm các Nội dung đã quy định tại chính sách này, người phát hiện lập tức báo thông tin qua các kênh khiếu nại theo sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ THÔNG TIN PHÁT HIỆN VÀ XỬ LÝ VI PHẠM

Khi phát hiện cá nhân có hành vi vi phạm các Nội dung đã quy định tại chính sách này, người phát hiện lập tức báo thông tin qua các kênh khiếu nại tới Ban Phòng chống tham nhũng, hối lộ và bảo mật thông tin. Đại diện ban cử người hoặc trực tiếp thu thập thông tin và có đưa ra hình thức phù hợp.

Kênh khiếu nại: tất cả những nghi ngờ bảo mật thông tin phải ngay lập tức đước báo trực tiếp cho ban tiếp nhận thông tin, thông qua thư từ, số hotline, email. Danh tính người tố giác sẽ được giấu tên nhằm mục đích tôn trọng và bảo vệ họ.

Ban Phòng chống tham nhũng, hối lộ và bảo mật thông tin: khi nhận được bất kỳ khiếu nại nào về hành vi vi phạm bảo mật thông tin; người trong ban khiếu nại sẽ tiến hành việc thu thập dấu hiệu, chứng cứ và điều tra tình hình thực tiễn và mức độ

Hình thức xử lý: tổng hợp và xem xét các kết quả của cuộc điều tra và quyết định áp dụng hình thức xử phạt thích hợp đối với người vi phạm.

Tuy nhiên, nếu Ban xác định rằng các thông tin mà tổ chức nhận được là không đúng hoặc cố ý thông tin sai, Ban sẽ có hành động thích hợp.    

Đối với mỗi quản lý hay nhân viên đều phải tuân thủ các nguyên tắc nêu trong văn bản này, cũng là một tiêu chí quan trọng khi đánh giá về công việc được giao trong tương lai, mức thù lao và cơ hội thăng tiến trong công việc.

Khi bất kỳ nhân viên hay quản lý nào vi phạm Chính sách này sẽ là căn cứ để xử lý kỷ luật, bao gồm hình thức cao nhất là sa thải.

Công ty có trách nhiệm tạo điều điệu thuận lợi để nhân viên, tổ chức cung cấp thông tin trực tiếp, tố giác qua điện thoại, tố cáo quá thông tin mạng hoặc các hình thức khác theo quy định của pháp luật. Thông tin cá nhân, tổ chức đó sẽ được giữ bí mật

8. THÔNG TIN LIÊN LẠC.

Công ty Cổ phần Wagohatten trân trọng mọi ý kiến đóng góp, liên hệ và phản hồi thông tin từ khách hàng, đối tác và nhân viên Công ty. Mọi thông tin liên quan đến bảo mật thông tin vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây:

BAN PHÒNG CHỐNG THAM NHŨNG HỐI LỘ VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN – CÔNG TY CỔ PHẦN WAGOHATTEN

Đ/c: Tầng 6, Tòa nhà Việt Á, Số 9 phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.

VPGD: Số 25, Liền kề 15, KĐT Văn Khê, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội.

Hotline: 0912 22 23 25 hoặc theo địa chỉ email: info@wagohatten.com.vn

Người liên hệ: Nguyễn Thị Lan Oanh – Trưởng ban

9. THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH

Theo dõi, đề xuất việc thực hiện chính sách đãi ngộ, khen thưởng đối với các tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác bảo mật thông tin.

Kiến nghị Ban Giám đốc xử lý nhân viên có hành vi lợi dụng bảo mật thông tin để vu cáo, hãm hại người tố cáo; yêu cầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền thực hiện các biện pháp bảo vệ người tố cáo, tham gia và thực hiện nhiệm vụ bảo mật thông tin trong Công ty.

Toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty nghiêm chỉnh thực hiện chính sách này.

  Hà Nội, ngày 26 tháng 10 năm 2020